تعریف دقیق تری از داشبورد مدیریتی
داشبورد مدیریتی چه قابلیت هایی دارد؟
مزایای استفاده از داشبوردهای مدیریتی
مقدمه
همانطور می دانید در شرایط حاضر با توجعه شرایط اقتصادی و اجتماعی حاکم بر جامعه، اطلاعات نقش مهم و تعیین کننده ای در تصمیم گیری و تصمیم سازی دارند. از گذشته نیز داشتن اطلاعات همواره در تصمیم گیری های مدیران مهم و حیاطی بوده است. یکی از بهترین راه ها برای این که اطلاعات مورد نیاز مدیران را در اختیارشان گذاشت داشبوردهای مدیریتی است. در حقیقت داشبورد مدیریتی روشی بسیار عالی برای ارائه تمام KPI های مهم مدیریت یک سازمان در یکجا است. از داشبورد مدیریتی با نام داشبورد استراتژیک هم نام برده می شود. به طور کلی چه اطلاعاتی در این داشبوردها قرار می گیرند؟ البته جواب این سوال کمی پیچیده است و با توجه به اطلاعات مورد نیاز هر صنعتی متفاوت خواهد بود ولی به طور کلی اطلاعات مهم و ضروری کسب و کار را که صورت تصویری و گرافیکی در آمده و در قالب نمودارها و باکس های کوچک و بزرگ اطلاعاتی، اطلاعات بحرانی و حیاتی کسب و کار، چکیده ای از عملکرد روزها و یا دوره های گذشته، آمار و ارقام مالی و ریالی و ... را شامل می گردد. آنچه در طراحی داشبوردها حائز اهمیت است آن است که این شاخص های کلیدی عملکردی هستند که برای طراحی داشبوردها مورد استفاده قرار می گیرند. استفاده از داشبورد مدیریتی با ترکیبی از نرم افزارهای مبتنی بر وب و داده های واقعی، قابل پیاده سازی خواهد بود.
برای مثال داشبورد فوق نمونه ای از یک داشبورد مالی است که با Excel طراحی شده است. همانطور که می بینید این داشبورد شامل تعداد قابل توجهی از اطلاعات گوناگون در یک صفحه است و به کاربر این سیستم اجازه می دهد به راحتی به اطلاعات مالی مورد نیاز خود دست پیدا کند.
یکی از مهمترین KPI ها برای هر مدیر، داشتن اطلاعات مالی شرکت است که این اطلاعات می تواند شامل هزینه ها و درآمدهای شرکت باشد. داشبورد فوق نمونه ای از یک داشبورد مالی است که در نرم افزار Power BI طراحی شده است که در یک تبلت ویندوزی نمایش داده شده است.
تعریف دقیقتری از داشبورد مدیریتی:
همانطور که در مقدمه عنوان شد تصمیم گیری سریع و صحیح نیازمند اطلاعات است. داشبورد مدیریتی محیطی است که در آن با استفاده از المان ها و ابزار گرافیکی اطلاعات با به شیوی ای قابل فهم و ساده در اختیار مدیران سازمان قرار می دهد. استفاده از نمودارها و گجت های گرافیکی که به سادگی قابل فهم می باشند، درج اطلاعات حیاتی و مهم که در یک نگاه منجر به تصمیم سازی می شوند و همچنین نمایش KPI های اصلی سازمان از جمله آیتم هایی است که بیانگر تعریفی بهتر از داشبود مدیریتی است. به طور کلی لیست ها و یا فهرست های طولانی که معمولا به صورت گزارشات در سیستم ها وجود دارند را نمی توان در این طبقه جایگزاری کرد هرچند که مورد استفاده مدیران قرار گیرد.
با توجه به نمایش داده ها از یک رابط گرافیکی و تصویری در داشبورد های مدیریتی، دسترسی مدیران به دید و نمای کلی از سازمان را بسیار ساده کرده قدرت سازمان را در مقابله با رخدادهای احتمالی و همچنین فرصت ها بسیار افزایش می دهد. یکی از نکته ها قابل توجه در طراحی داشبورهای مدیریتی آن است که، شاخص هایی که در داشبورد نمایش داده می شوند می بایست به نحوی با اهداف سازمان در ارتباط باشند. همچنین، این اطلاعت می بایست قابل اندازه گیری باشند. به عنوانی یکی از مهم تر نکته ها این مورد را مد نظر قرار دهید که شاخص های کلیدی عملکرد باید با شاخص های اندازه گیری رشد و موفقیت سازمان در ارتباط باشند.
داشبورد مدیریتی چه قابلیت هایی دارد؟
از جمله مهترین قابلیت هایی که مدیران سازمان ها به دلیل این ویژگی ها از داشبورد های مدیریتی استفاده می کنند عبارتند از:
ویژگی های ظاهری و بسری
- قابلیت های سفارشی سازی توسط خود کاربر
- قابلیت Drag & Drop
- قابیلت سفارشی کردن ظاهر داشبورد با انتخاب رنگ و فونت
- قابلیت نمایش های گرافیکی مختلف
زیرساخت های مورد استفاده
- مبتنی بر فضای ابری
- عموما دارای نسخه های سازگار با تلفن همراه
ویژگی های مربوط به اطلاعات و داده ها
- ترکیب داده ها از منابع اطلاعاتی مختلف
- خلاصه سازی اطلاعات انبوه
- قابلیت اتصال به پایگاه های داده متفاوت نظیر SQL Server, Oracle, MySQL, Excel و ...
انواع داشبوردها:
انواع اصلی داشبوردهای مدیریتی عبارتند از:
- داشبورد مدیران ارشد سازمان
- داشبورد مالی
- داشبورد منابع انسانی و HR
- داشبورد فروش و بازاریابی
- داشبورد فن آوری اطلاعات و IT
- داشبورد خدمات و پشتیبانی
- ....
مزایای استفاده از داشبوردهای مدیریتی
از مهمترین اهداف عموم شرکت ها رسیدن به سود پایدار و بهبود و پیشرفت مداوم است. داشبوردهای مدیریتی از جمله مزایای استفاده از سازمانی موارد زیر قابل توجه می باشند:
صرفه جویی در وقت و زمان
با استفاده از داشبوردهایی که با دقت و مهارت کافی طراحی شده باشند قادر خواهیم بود در حداقل زمان ممکن به اطلاعات مورد نیاز دسترسی پیدا کنیم و در نتیجه زمان قابل توجهی در مقایسه با مطالعه جزئیات گزارشات عادی و تحلیل آنها بدست خواهیم آورد. از طرف دیگر کلیه گزارشات تولید شده در بخش های مختلف سازمان در کمترین زمان قابل گردآوری در یک داشبورد خواهد بود و نتیجتا از اتلاف زمان زیاد برای تولید مجدد گزارشات و یا ارسال آنها جلوگیری خواهد شد.
افزایش سودآوری شرکت
در صورتی که اطلاعات دقیقی از نحوه عملکرد و سود و زیان واحدهای مختلف سازمان خود در اختیار داشته باشید می تواند با تقویت واحدهای سودآور و یا رفع موانعی که باعث زیان دهی بعضی از واحدها شده اند باعث سورآوری هرچه بیشتر سازمان و یا شرکت خود شوید.
ارزیابی و سنجش برنامه های سازمان
با نظارت بر عملکرد تمامی بخش های سازمان خود با توجه به شاخص ها و KPI های تعریف شده در سازمان، بهتر می توان عملکرد سازمان را مورد سنجش قرار داد. شاخص های تعریف شده در صورتی که دقیق باشند رشد و پیشرفت سازمان شما را با توجه به برنامه های تعریف شده که قابل ارزیابی و سنجش هستند به خوبی نشان خواهند داد
بهبود ارتباطات درون و برون سازمانی
وقتی نظارت بهتری بر سازمان خود و یا بیرون از سازمان خود دارید، تعامل بهتر، دقیقتر و سازنده تری خواهید داشت. جلسات پربار تر و با ورودی های دقیقتری شکل گرفته و تصمیمات بهتری گرفته خواهد شد و نتیجتا باعث بهبود ارتباطات داخلی و خارجی خواهد شد. ارتباط با تامین کننده گان بهتر و پیمانکاران خبره تر و ارزیابی متناوب عملکرد آنها که در داشبورد های مدیریتی قرار دارند می تواند راهنمایی برای مدیریت ارتباطات سازنده میان شما و دیگر سازمانها و شرکت های مرتبط باشند.
بهبود عملکرد کارکنان
ارزیابی دقیق عملکرد کارکنان از دقدقه های مهم سازمان های و شرکت های بزرگ است. این ارزیابی می تواند باعث افزایش بهره وی کارمندان و همچنین شناسایی نقاط ضعف سازمان و پرسنل خواهد شد. در یکی از تحقیقاتی که توسط Society for Human Resource Management انجام شد، این نتیجه حاصل شده است که استفاده موثر از شاخص های کلیدی در پایش عملکرد که سرمایه های انسانی سازمان ها بسیار موثر هستند. این ارزیابی ها می تواند باعث مدیریت بهتر استعداد کارکنان، تعهد هرچه بیشتر کارمندان و نتیجتا رسیدن به بهترین عملکرد در آنها شده و همچنین می تواند در ترسیم اهداف کاری، مالی و استراتژیک شرکت مفید باشد، به شراکت با مدیران ارشد در جهت موفقیت سازمان کمک کند و ارزش منابع انسانی را برای سطوح بالاتر سازمان مشخص نماید.
منابع:
https://trumpexcel.com/creating-excel-dashboard/
https://chandoo.org/wp/excel-dashboards /https://www.idashboards.com/dashboard-examples/
