زمان
در برنامه نویسی، تمام کارهایی که قرار است در یک سامانه انجام شود اعم از دسترسی دادن به کاربر، ورود به سامانه و ... همگی باید از صفر برنامه نویسی شوند که این کار زمان زیادی می برد. مثل این می ماند که شما در حال اختراع موتور باشید و برای ساخت آن دوباره چرخ را اختراع کنید، در صورتی که چرخ قبلا توسط شخص دیگری اختراع و تست شده و مشکلات آن برطرف گردیده است. مقرون به صرفه است که از این چرخ استفاده کنید تا در زمان صرفه جویی شود.
شیرپوینت یک پلتفرم نرم افزاری نیمه آماده می باشد که متخصصان مایکروسافت بخش های مختلف آن را از قبل کدنویسی کرده اند و شما با استفاده از آن می توانید سیستم مورد نظرتان را در کوتاه ترین زمان ممکن تولید کنید.
هزینه
در مثالی که برای زمان زدیم، مشخص شد که برای تولید قطعات مختلف یک موتور نیازمند متخصصین در زمینه های مختلف هستیم. در برنامه نویسی نیز به همین صورت است. برای نوشتن هر قسمت نیاز به یک تیم برنامه نویسی با تخصص های متفاوت داریم و بالطبع این کار نیازمند صرف هزینه زیاد خواهد بود همچنین این هزینه نیز باید به طور مداوم به صورت حقوق به افراد متخصص در سازمان، پرداخت گردد. بزرگترین مزیت شیرپوینت این است که با پرداخت یکباره این هزینه، سازمان مالک یک پلتفرم نرم افزاری آماده برای رفع بسیاری از نیازهای اطلاعاتی در حال و آینده خواهد شد.
امنیت شیرپوینت
امنیت سیستمی که بخش عمدهای از آن توسط افراد متخصص در شرکتی مانند مایکروسافت نوشته شده و سالهاست توسط شرکت ها و متخصصان مختلف امنیت در دنیا تست شده و بهبود یافته است خیلی قابل اعتماد تر از این است که ما خودمان بخواهیم امنیت سیستمی را برقرار کنیم که تک تک بخش های اولیه آن را خودمان نوشته ایم.
یکی از امکانات امنیتی شیرپوینت دسترسی های خرد است. اين بدين معناست كه دسترسي ها مي توانند حتي در سطح يك بخش كوچك، نظير مستندات شخصي و همچنين پوشه هاي يك ليست يا مجموعه برنامه ها اعمال شوند. (امنیت پیشرفته اطلاعات با استفاده از مجموعه ای از سیاست ها و تعریف سطوح دسترسی)
شیرپوینت دارای ویژگی های امنیتی و یکپارچگی قوی است. ویژگی های امنیتی یکپارچه این پلتفرم به محافظت از یکپارچگی داده های برنامه از انواع دسترسی های غیر مجاز کمک می کند. امکان مدیریت مجوز، توانایی دیدن تمامی ویرایش های بعدی و تجدید نظر در هر سند و لایه های مختلف امنیتی را در اختیار ما قرار می دهد.
محيط IT شیرپوينت با کنترلهاي اجرايي پيشرفته امنيت منابع اطلاعاتي را افزايش ميدهد و در عين حال منجر به كاهش پيچيدگيها و هزينههاي مربوط به تعريف قوانين سايت، مديريت سايت و پشتيباني شده است. از مزيتهاي شیرپوينت براي ايمنسازي اطلاعات مورد نیاز در مديريت چرخه حيات سايت، می توان کنترلهايي چون سطوح دسترسي تعريف شده براي اعضاي سايت و محدوديتهاي ذخيره سازي نام برد.
هماكنون سازمانهاي IT ميتوانند دسترسيهاي امنيتي را در سطح سند (Document) يا مورد (Item) تعريف كرده و مديران سايتها، تيمها و ديگر گروههاي كاري قادر خواهند بود با توجه به سطوح دسترسي تعريف شده، اقدام به ايجاد محيط كاري و انجام وظايف خود كنند.
قابلیت سفارشی سازی در شیرپوینت
سازمانهاي مختلف در جستجوي راهكارهايي هستند كه قابليت توسعه و سفارشيسازي را در سريعترين زمان فراهم كنند. به همين منظور براي وظايف و فعاليتهاي مختلف تجاري الگوهاي خاصي در شیرپوينت ارائه شده است. برخي از اين الگوها عبارتند از سيستم منابع انساني، سيستم مديريت پروژه، كتابخانه الكترونيكي و…
وابستگی
فرض کنیم موتوری که قرار بود همه بخشهای آن را خودمان تولید کنیم، اکنون آماده است. حال، به مرور زمان و با استفاده بیشتر از این موتور متوجه خواهیم شد این موتور برای بهبود، نیاز به تغییراتی دارد و یا اینکه بخشی از نیاز ما به مرور زمان تغییر کرده و نیاز داریم موتور را متناسب با نیاز جدیدمان به روز کنیم. از آنجایی که این تغییرات چه بزرگ و چه کوچک نیز مانند تولید آن نیازمند فرد متخصص مربوط به آن بخش است، پس یک وابستگی دائمی به این فرد یا افراد به وجود خواهد آمد. در مورد سیستم های نرم افزاری نیز باید گفت که تغییرات بخش جدا نشدنی از سیستم خواهد بود. همانطور که فرمها و فرآیندهای کاری در سازمان به مرور دچار تغییرات زیادی میشوند .
سیستم باید این امکان را داشته باشد که با کمترین زمان و هزینه ممکن با این تغییرات سازگار شود.
در مورد پلتفرمهای نیمه آماده مانند شیرپوینت به دلیل اینکه میزان برنامه نویسی بسیار کم بوده یا اصلا وجود ندارد، این مزیت وجود دارد که بتوان با دادن آموزشهایی کوتاه به کاربران خاص سازمان یا افراد واحد IT، بخش عمدهای از اعمال تغییرات را به افراد داخل سازمان واگذار کرد و از ایجاد وابستگی به افراد متخصص خارج از سازمان جلوگیری کرد مگر در مواردی که نیاز به تغییرات اساسی در سیستم وجود داشته باشد.